Вакансия Администратор офиса
| Тип объявления: | работа |
| Компания: | MyPrintHub |
| Город: | Киев |
| Улица места работы: | ул. Льва Толстого |
| Категория: | Административный персонал |
| Занятость: | Полная |
| График работы: | Полный день |
| Размещена: | 29 марта 2018 |
| Образование: | Высшее |
| Опыт работы: | От 1 до 3х лет |
| Возраст: | 25 - 34 лет |
| Пол: | Не имеет значения |
| Водительские права: | Нет |
| Иностранные языки: | Английский - В совершенстве, Украинский - В совершенстве |
Обязанности:
- Прием телефонных звонков, фиксирование и передача информации сотрудникам предприятия, переадресация звонков по отделам, в зависимости от запросов.
- Первичная консультация клиентов по поступающим звонкам.
- Регистрация и ведение учета входящей-исходящей документации, писем и т. д.
- Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами, водой, продуктами для кофепоинта на коворкинг).
- Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса (контроль выполнения уборочных работ клиниговой компанией)
- Осуществляет контроль над правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
- Организация делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками. Ответы на письма, ведение учета заказов, поступающих на почту полиграфии и коворкинга.
- Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
- Подготавливает материально-техническую базу для проведения мероприятий в коворкинге (малый и большой конференц зал, переговорки).
- Ведет учет посетителей полиграфии и коворкинга.
- Осуществляет бронь малого и большого конференц залов, следит за ведением календаря бронирования. Держит контакт с клиентами, забронировавшими помещение.
- Отвечает за поддержание нормального рабочего состояния в помещениях, сдаваемых в аренду. Ведет учет арендаторов (своевременная оплата, дополнительные запросы на услуги и т.д.).
- Осуществляет переадресацию запроса арендатора соответствующему сотруднику (технический директор, финансовый директор)
Требования:
- коммуникабельность
- лояльность к клиентам, вежливость, умение разрешить конфликтные ситуации
- знание английского и украинского языка
- настойчивость и инициативность
- аккуратность и приятный внешний вид
- пунктуальность и педантичность в выполнении задач
- знание программ Office
- обучаемость