Вакансія Інвент-менеджер/ка &адміністратор/ка офісу

Компанія "ОПОРА, Громадянська мережа" є однією з провідних громадських організацій в Україні, яка працює над зміцненням демократичних процесів та розвитком громадянського суспільства. 

У зв'язку з розширенням наших проектів та зростанням організації, ми шукаємо кандидата на позицію "інвент-менеджера/ку &адміністратора/ку офісу" в нашому офісі в місті Київ.

Задачі:

1. Комплексна організація заходів:

• Розробка концепцій спільно з ініціатором заходу
• Розробка бюджету спільно з ініціатором заходу
• Підбір локації проведення заходу
• Комунікація та координація з постачальниками ( з адміністрацією локації, постачальниками технічного забезпечення, послуг кейтерингу)
• Забезпечення укладання договорів з постачальниками
• Контроль за виконанням робіт підрядників
• Бронювання готелів ресторанів, трансферів, підготовка інструкцій для учасників заходу щодо логістики, підключення онлайн чи інших аспектів
• Ведення документообігу та контроль оплати рахунків
• Узгодження заходу та комунікація з бухгалтерією, юристами та комунікаційниками ОПОРИ
• Упорядкування звітності, статистики за підсумками заходу

2. Забезпечення поточної роботи офісу:

• Поточне документування та облік вхідної-вихідної документації і кореспонденції
• Забезпечення офісу витратними матеріалами, їх закупівля
• Розподіл матеріальних засобів, їх контроль та звітування щодо обігу

3. Організація та проведення заходів в рамках програмної діяльності:

• Підготовка та організація технічної частини заходів в рамках програмної діяльності організації
• Контроль за наданням послуг з боку постачальників товарів та послуг, необхідних для організації заходів і подій
• Координація процесу укладання угод з постачальниками послуг, контроль надання з їх боку документів
• Бронювання приміщень, організація трансферів, підключення онлайн, підготовка інструкцій для виконавців
• Звітність та документування проведення події.

Вимоги:

• Досвід роботи інвент-менеджером не менше 1 року
• Володіння українською та англійською мовами на рівні не нижче В2
• Навички оперативного і довгострокового планування
• Високі комунікативні та організаційні навички
• Високий рівень стресостійкості та вміння вирішувати конфлікти
• Відповідальність і пунктуальність
• Вміння результативно взаємодіяти з командою
• Вміння прораховувати бюджет
• Наявність особистої бази перевірених локацій та постачальників
• Знання основ діловодства
• Знаходження в Києві

Пропонуємо:

- Роботу в стабільній та впливовій громадській організації зі значущими проектами;

- Можливість розвитку та професійного зростання;

- Конкурентну заробітну плату та соціальні гарантії;

- Дружній колектив та комфортні умови праці.

Якщо ви цінуєте роботу, спрямовану на покращення громадського життя та хочете долучитися до нашої команди, надсилайте своє резюме на вказану електронну адресу. Ми з нетерпінням чекаємо на ваші відгуки та надзвичайно раді будемо співпрацювати з вами!